ليمو گيفت

مزاياي گزارش نويسي در كار، تحصيل و تحقيقات

گزارش نويسي چيست ؟

گزارش در لغت به معني اظهار نظر كردن، در ميان نهادن، شرح و تفسير كردن است. گزارش در اصطلاح به مطلبي گفته مي شود كه از شرح، تفسير، بيان، تحليل مطالب و نيز علل مسائلي خاص گفتگو كند و گزارش نويسي عبارت است از به تحرير در آوردن اخبار، اطلاعات، حقايق، علل مسائل و رويدادها، تجزيه و تحليل منطقي و متوالي آنها، براي رسيدن به راه حل صحيح، كه همراه با اختصار و روشني تدوين شده و بر دو اصل «سالم نويسي» و «ساده نويسي» استوار باشد.

در واقع گزارش نويسي، فني است كه با آگاهي از آن فن، مطالب هر موضوعي را مي توان، طوري طبقه بندي كرد و نظم بخشيد كه هدف مورد نظر را در كوتاه ترين زمان و با ساده ترين كلام به دست آورد. مهم اين است كه نويسنده گزارش، قادر باشد تصويري روشن از فكر و هدف خود را در ذهن خواننده ترسيم نمايد.

گزارش‌ مي‌تواند شامل موارد زير باشد:

- توصيفي از ترتيب رويدادها يا موقعيت‌ها

- تفسيري از مفهوم و اهميتي كه اين رويدادها دارند، اين تفسير مي‌تواند از ديدگاه خود شما نشأت گرفته باشد و يا از جانب افراد ديگر باشد كه در اين صورت حتما بايد ارجاعي به آن افراد و نقل قول‌شان شده باشد.

- ارزيابي حقايق يا نتايج تحقيق‌تان

- بحث در مورد نتايج احتمالي اقدامات آتي

- توصيه‌ي شما در مورد اقدامات آتي

- نتيجه‌گيري

اهميت گزارش نويسي

بسياري افراد نوشتن گزارش كار اداري را وقت گير، كار بيهوده، سخت و صرف انرژي زيادي مي‌دانند و فكر مي‌كنند حجم كارها و فعاليت هاي روزانه بالاست و زماني براي نوشتن گزارش باقي نمي ماند و از ثبت آن سر باز مي‌زنند.

عده اي از كارمندان مياني هم هستند كه گزارش كار اداري مي نويسند؛ اما گزارش آن ها به دليل عدم رعايت برخي اصول و قواعد، چنگي به دل نمي زند و چندان كاربردي و مثمر ثمر نمي‌باشد.

در صورت رعايت اصول گزارش نويسي مي‌توانيد عملكرد خود را بالا برده و بهبود بخشيد. با گزارش نويسي، ذهن‌تان به مرور نظم گرفته، سرعتتان را بالا رفته و قطعا بازدهي و پيشرفت بيشتري پيدا مي‌كنيد. احتمالا برخي از همكاران شما هم در محيط كار هستند كه با وجودِ فعاليت كم‌تر، به علتِ تسلط بر شيوه‌ي گزارش كردن فعاليت‌ها مي‌توانند مُهِم و اثرگذار جلوه كنند و به اين شيوه، پله‌هاي رشد و ترقي را با سرعت بيشتري طي كنند.

انواع گزارش

- گزارش تحقيقي:

اين گزارش بر مبناي تحقيق خالص آماده مي‌شود يعني انگيزه دانشجو يا هنرجوي محقق در تهيه گزارش، ذوق و علاقه به مطالعه و حل مشكل موردنظر بوده و به منظور بالا بردن سطح اطلاعات و معلومات در زمينه موضوع مورد تحقيق و مطالعه مي‌باشد.

طرح تحقيقاتي زماني كامل محسوب مي‌شود كه گزارش نهايي آن نوشته شده باشد. بسياري از تحقيقات هرگز به اطلاع سايرين نرسيده است زيرا محققين نتوانسته‌اند نتايج آنها را به صورت نوشته منتشر كنند. حتي اگر قرار باشد نتيجه يك طرح به صورت شفاهي ارائه گردد، لازم است به غير از آن، گزارش‌نهايي (جامع) تحقيق به صورت كامل نوشته شود.

- گزارش كاري:

اگر كارمند سازمان يا شركتي هستيد، احتمالا بايد براي ثبت فعاليت ها و برنامه هايي كه انجام مي دهيد، گزارش كار اداري بنويسيد. مثلا به ماموريتي رفته يا به عنوان نماينده مجموعه خود از مكاني بازديد كرده ايد؛ يا با افرادي جلسه گذاشته ايد. در هر شرايط لازم است خلاصه اي از فعاليتي كه انجام داده ايد را در قالب گزارش كار اداري مكتوب كرده و به مدير خود ارائه دهيد.

يكي از رايج‌ترين شيوه هاي ارتباط رسمي و كاربردي با مديران و ارائه عملكرد درون سازماني و يا برون سازماني گزارش كار است. بنا به دلايل مختلف شيوه‌هاي مديريتي در برخي از سازمان ها و موسسات، در گزارش نويسي از روش مشخصي پيروي مي‌شود بنابراين اگر مي‌خواهيد گزارشِ كاري بنويسيد، حتما بررسي كنيد آيا دستورالعمل يا ساختار خاصي هست كه بايد از آن پيروي كنيد يا نه.

در اين سازمان‌ها، دستورالعمل‌هاي از پيش تعيين‌شده‌اي براي نوشتن و ارائه‌‌ي گزارش به مقامات مافوق دارند وجود دارد كه بايد حتما در هنگام نوشتن گزارش از آنها پيروي كرد. آموزش كاركنان سازمان ها يكي از مهمترين عوامل در نظم بخشيدن به اين مهم، با هدف ايجاد يكنواختي در بكارگيري اصول صحيح نگارش و رعايت سلسله مراتب اداري است.

تنظيم يك گزارش كار اصولي و كاربردي

ويژگي‌هاي يك گزارش كار كامل و كاربردي

- هدف گزارش نويسي:

كاربرد و هدف مورد نظر براي ثبت گزارش بسيار حائز اهميت است. اين اهداف مي‌تواند: نتجيه گيري، زمان اختصاصي براي هر كار، روند پيشرفت كاري، تعيين ميزان تاثير هر عامل با توجه به نتايجي كه در آينده به دست مي‌آيد، كاربردي كردن هر عمل و عدم تكرار آن در صورت نياز و...

- شناخت مخاطب:

چگونگي تنظيم گزارش، مهم ترين عامل در تنظيم آن است. اول از هر چيز بايد مخاطب يا مخاطبان خود را در گزارش بشناسيد؛ منظور از شناخت اين است كه براي آن‌ها دقيقا چه چيزهايي اهميت دارد كه شما بايد در گزارش‌ خود به آن اشاره كنيد.

بايد بدانيد كه مخاطب شما دقيقا به چه اطلاعاتي نياز دارد و دانستن چه مواردي براي او مهم است؟ در گزارش نويسي، هنگام برنامه‌ريزي و نوشتن حتما دستور كار را در ذهن داشته باشيد، اينكه براي چه كسي و چرا مي‌نويسيد؟ تمام افكار شما بايد بر اين موضوع تمركز داشته باشد.

- مقدمه نويسي در گزارش:

مقدمه نشان مي‌دهد كه مي‌خواهيد به چه چيزي بپردازيد و خلاصه‌اي از از برنامه‌هايي بايد انجام شود را مطرح مي‌كند. همچنين بايد اشاره‌ي كوتاهي هم به نتيجه‌ مورد نظر داشته باشد.

https://www.beytoote.com/psychology/zendegi-behtar/working1-reporting-principles.html